Wat is een proforma factuur en is die rechtsgeldig?

Wat is een proformafactuur?

Een proformafactuur is een voorlopig document dat je verstuurt vóór de daadwerkelijke levering van een product of dienst. Het geeft een overzicht van de afgesproken werkzaamheden, prijzen en eventuele btw, maar telt nog niet als officiële factuur.

Ondernemers gebruiken hem vaak om een prijsafspraak te bevestigen, een offerte concreet te maken, een klant vooraf inzicht in de kosten te geven, of om een betaling vooruit te vragen. De opmaak lijkt op een normale factuur, maar het doel is anders.

Is een proformafactuur rechtsgeldig?

Nee. Je mag hem niet gebruiken voor btw-aangifte, voor btw-aftrek door de klant, of als omzet in je administratie. Pas zodra de daadwerkelijke factuur is verstuurd, ontstaat er in administratieve en fiscale zin een officiële betalingsverplichting.

Reken je er btw op?

Btw vermelden mag, maar heeft dan alleen een informatief karakter. Deze btw hoeft niet te worden afgedragen, en mag door de klant ook niet worden teruggevraagd. Zet daarom altijd duidelijk op het document dat het om een proformafactuur gaat, zodat er geen verwarring ontstaat over de status ervan.

Hoe verhoudt dit zich tot een echte factuur?

Een proformafactuur is een voorafgaande kostenindicatie; een gewone factuur is een officieel document voor betaling en administratie. Een proformafactuur krijgt geen definitief nummer in je doorlopende nummering, en telt niet mee als omzet. In de praktijk volgt op een proformafactuur meestal een definitieve factuur, zodra de levering of dienst heeft plaatsgevonden.