Wat is het verschil tussen een factuur en een bon?
Wat maakt een document een factuur?
Een factuur is het officiële document dat een ondernemer verstuurt na levering van een product of dienst. Erop staan vaste, wettelijk verplichte gegevens: een factuurnummer, factuurdatum, btw-gegevens en het te betalen bedrag. Facturen horen bij zakelijke transacties en vormen een belangrijk onderdeel van je administratie en btw-aangifte.
En wat is een bon dan precies?
Een bon, ook wel kassabon of aankoopbewijs genoemd, krijg je meestal direct bij een betaling. Je ziet bonnen vooral bij contante betalingen of pinbetalingen in winkels en de horeca, en ze bevatten doorgaans minder gegevens dan een factuur. Toch kan een bon in sommige gevallen dienen als vereenvoudigde factuur, mits die aan specifieke voorwaarden voldoet.
Welk document heb je wanneer nodig?
Een factuur is verplicht bij zakelijke transacties tussen ondernemers, bij leveringen of diensten waarbij btw wordt berekend, en wanneer de klant de btw wil terugvragen. Een bon kan volstaan bij kleine aankopen, directe betalingen en particuliere transacties. Voor zakelijke kosten is een bon alleen bruikbaar als hij voldoende gegevens bevat: ontbreken er verplichte factuurgegevens, dan kun je de btw niet terugvragen.
Een veelgemaakte fout met kassabonnen
In de praktijk gaat het regelmatig mis met kassabonnen van bijvoorbeeld elektronicawinkels. Ondernemers kopen daar een laptop of scherm en gebruiken de kassabon als bewijs in de administratie. Fiscaal zit hier echter een belangrijk verschil: een bon mag alleen dienen voor btw-aftrek als deze geldt als vereenvoudigde factuur. Dat kan alleen bij lage bedragen, en als de bon minimaal de datum, de naam van de leverancier, een omschrijving en het btw-bedrag of -tarief bevat.
Mist een van deze gegevens, dan is de btw in principe niet aftrekbaar. Bij grotere aankopen accepteert de Belastingdienst zo'n bon meestal niet als basis voor btw-aftrek. De kosten zelf kun je vaak nog wel zakelijk opvoeren, maar dan zonder btw-teruggaaf. Twijfel je, vraag dan altijd een echte factuur op.