Digitale boekhouding: alles op één plek
Bij digitale boekhouding beheer je je administratie online: facturen, bonnetjes, banktransacties en rapportages staan allemaal op één plek. Dat scheelt tijd, geeft overzicht en maakt samenwerken met een boekhouder eenvoudiger.
Bij digitale boekhouding beheer je je administratie online, meestal via boekhoudsoftware of een cloudplatform. Inkomsten, uitgaven, facturen, bonnetjes en banktransacties verwerk je niet langer in losse mappen, maar in één centrale omgeving.
Digitale boekhouding staat voor het online bijhouden van je administratie. Zzp'ers en mkb-ondernemers krijgen hierdoor meer overzicht, minder handmatig werk en soepelere samenwerking met een boekhouder. Wel blijf je zelf verantwoordelijk voor een volledige en controleerbare administratie.
Wat kun je allemaal met digitale boekhouding?
Digitale boekhouding brengt de belangrijkste onderdelen van je administratie samen op één plek. Welke functies precies beschikbaar zijn, verschilt per pakket, maar meestal kun je:
- inkomsten en uitgaven vastleggen
- facturen maken en verzenden
- bonnetjes en inkoopfacturen digitaal bewaren
- banktransacties koppelen en verwerken
- btw-overzichten bekijken en rapportages maken
- samenwerken met een boekhouder of accountant
Administratie of boekhouding: waar zit het verschil?
Administratie is de brede term voor alles wat je digitaal vastlegt binnen je onderneming: facturen, bonnetjes, contracten, banktransacties, urenregistratie en rapportages.
Boekhouding richt zich vooral op het financiële deel: inkomsten, kosten, btw, grootboek, balans en de winst- en verliesrekening. In de praktijk lopen beide termen door elkaar.
Wil je je administratie digitaal aanleveren zonder alles zelf te verwerken, dan is een online boekhouder een goede oplossing. Je uploadt facturen en bonnetjes, koppelt je bankrekening, en laat controle, btw-aangifte of jaarafsluiting deels of volledig door een boekhouder doen. Let er wel op dat jij als ondernemer verantwoordelijk blijft voor juiste en volledige aanlevering.
Wat veel ondernemers direct goed willen regelen
Boekhoudsoftware vergelijken
Vergelijk programma's voor facturen, bonnetjes, btw en administratie en kies wat past bij jouw onderneming.
Vergelijk softwareGratis factuur maken
Maak eenvoudig een factuur en krijg meer grip op je administratie, betalingen en klantgegevens.
Maak gratis factuurBoekhouder inschakelen
Bekijk welke ondersteuning past als je je administratie liever deels of helemaal uitbesteedt.
Bekijk mogelijkhedenZo begin je met digitale boekhouding
- 1
Bepaal welk deel je zelf doet
Kies of je alles zelf boekt, alleen documenten aanlevert of samenwerkt met een online boekhouder.
- 2
Digitaliseer je documenten
Bewaar verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes, contracten en bankgegevens op een vaste, digitale plek.
- 3
Koppel je zakelijke rekening
Met een bankkoppeling komen transacties automatisch binnen. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.
- 4
Blijf btw en categorieën controleren
Automatisch boeken is prettig, maar niet foutloos. Controleer regelmatig bedragen, btw-tarieven en categorieën.
- 5
Kies vaste momenten
Plan wekelijks of maandelijks een vast moment om je administratie bij te werken.
- 6
Regel een export of back-up
Zorg dat je je gegevens kunt downloaden. Dat is belangrijk bij overstappen, controle of opzegging.
Digitale boekhouding en de bewaarplicht
Ook wanneer je online werkt, geldt de fiscale bewaarplicht gewoon. Je administratie moet volledig, leesbaar en controleerbaar blijven, ongeacht of je met papier, Excel of boekhoudsoftware werkt. Voor de meeste ondernemers geldt een bewaartermijn van 7 jaar; gegevens over onroerende zaken bewaar je meestal 10 jaar.
Let bij digitaal bewaren op het volgende: bewaar digitale facturen ook digitaal, zorg dat gescande bonnetjes volledig en scherp leesbaar zijn, maak regelmatig een export of back-up, en check bij een overstap of je je oude gegevens kunt meenemen.
Wil je de basis nog eens doorlopen? Lees dan ook financiën op orde houden en factuurregels en bonnetjes.