Wat is een btw-nummer en wanneer is het verplicht?

Waar dient een btw-nummer voor?

Zodra je btw-plichtig bent, kent de Belastingdienst je een identificatienummer toe: het btw-nummer. Dit nummer gebruik je bij je btw-aangifte en op elke factuur waarop btw wordt berekend. Sinds de invoering van strengere privacyregels bestaat het uit twee onderdelen: het btw-identificatienummer (btw-id), dat je aan klanten toont, en een intern omzetbelastingnummer voor je contact met de Belastingdienst. Op facturen hoort altijd het btw-id.

Op welke facturen moet het staan?

Zodra je btw in rekening brengt, is het btw-nummer verplicht: bij leveringen en diensten binnen Nederland, bij transacties binnen de EU en op elke zakelijke factuur met btw. Zo kan de Belastingdienst controleren of btw juist berekend, aangegeven en afgedragen wordt. Zonder dit nummer kan een factuur als onjuist worden aangemerkt.

Wanneer mag het ontbreken?

In sommige situaties staat er bewust geen btw-nummer op de factuur: bij een btw-vrijstelling, bij toepassing van de kleineondernemersregeling (KOR), of bij specifieke buitenlandse transacties. Vermeld in die gevallen wel duidelijk waarom er geen btw wordt berekend.

Verwar het niet met je KvK-nummer

Btw-nummer en KvK-nummer worden vaak door elkaar gehaald, maar hebben elk hun eigen functie. Het KvK-nummer identificeert je onderneming in het handelsregister, het btw-nummer is specifiek voor de omzetbelasting. Beide horen op de factuur en vullen elkaar aan zonder elkaar te vervangen — controleer dus altijd of je het juiste btw-id gebruikt, en niet per ongeluk je interne omzetbelastingnummer.